Comment choisir son logiciel de gestion de camping?

Le choix d'un logiciel de gestion de camping n'est pas chose facile. Il s'agit de l'outil sur lequel repose toute la gestion du camping.

Il s'agit d'un choix structurant, voire même crucial pour garantir le bon déroulement d'une saison touristique.

"Je ne veux pas prendre le risque de planter ma saison." pourriez-vous dire. Et vous avez raison.

Ceci étant communément admis, sur quels critères pouvez-vous vous baser afin de réaliser le bon choix?

Il existe en France une dizaine d'éditeurs de logiciels spécialisés dans le secteur de l'HPA. Chaque éditeur propose une solution adaptée à un ou plusieurs types de camping, mais pas tous.

Les questions que vous devez vous poser avant de choisir votre logiciel

Lorsque nous avons décidé de créer HippoCamp en 2012, nous nous sommes mis dans la peau d'un gestionnaire de camping et avons rédigé une liste de critères. En voici un extrait:

Le logiciel permet-il de gérer des résidentiels?
Le logiciel est-il suffisamment souple pour que je n'ai pas à adapter ma grille tarifaire?
Le logiciel est-il multi-utilisateurs?
A quel point est-il facile de prendre en main le logiciel?
Vais-je devoir consacrer un budget formation afin de former mes saisonniers?
La saisie d'un séjour est-elle rapide?
En cas de besoin, y aura-t-il un support disponible et efficace?
Si mon matériel tombe en panne, quelqu'un va-t-il pouvoir intervenir rapidement?
Le logiciel est-il suffisamment souple pour s'interfacer avec d'autres systèmes?
J'ai des barrières à l'entrée, le nouveau logiciel de gestion va-t-il savoir les commander?
Je veux garder ma base de données clients, vais-je pouvoir le faire? Et si oui, à quel prix?
Je travaille avec Open System ou CToutVert, le logiciel saura-t-il récupérer les séjours? ou vais je devoir les resaisir à la main?
Mon process comptable est enfin réglé. Que vaut la gestion de la comptabilité dans mon nouveau logiciel camping?
Je souhaite travailler la relation clientèle de manière professionnelle. Quelles solutions propose le logiciel?
J'ai plusieurs établissements. Le logiciel supporte-t-il le multi-campings?
Je veux vendre des séjours depuis mon site internet. Est-il facile de mettre en place la jonction entre le logiciel camping et le site internet du camping?
Je souhaite savoir qui a modifié quel séjour et quand. Le logiciel permet-t-il de le faire?

Comment HippoCamp répond il à ces questions?

Logiciel multi-utilisateurs

HippoCamp permet la gestion multi-utilisateurs du camping. Vous créez et gérez les comptes de chaque utilisateur comme bon vous semble, avec le niveau d'accès qui lui correspond (accès saisonnier, accès employé avec privilèges, accès comptable, accès responsable).

Facilité de prise en main du logiciel

L'ergonomie du logiciel camping a été longuement travaillée afin de réduire les temps de prise en main au minimum. Vos saisonniers peuvent être opérationnels en trente minutes. Bien sûr, nous proposons également des formations et fournissons une aide au démarrage.

Saisie d'un séjour ultra-rapide

La saisie d'un séjour est ultra-rapide. Il s'écoule moins d'une minute entre la saisie du client, de son séjour et de l'impression de la facture. Toutes les modifications d'un séjour sont archivées, ainsi vous disposez d'une vision à 360 degré

Un logiciel de gestion camping connecté

Lorsque vous vendez un séjour via Ctoutvert, inutile de le resaisir dans le logiciel, il apparaît automatiquement.

Le logiciel est également interfacé avec CMTEch (barrières sovematic), ce qui vous permet de programmer les accès, soit par code, soit par badge.

Service professionnel

Vous bénéficiez d'un support utilisateur 7j sur 7, sans surcoût.

Lorsque vous changez de logiciel, l'équipe HippoCamp sait migrer votre fichier client. Ainsi, vos données déménagent avec vous.

Un allié pour votre comptabilié

D'un point de vue de la comptabilité, vous exportez vos données comptable au format du logiciel de votre expert comptable (CIEL, EBP, Quadratus, Cegid, ...)

Un logiciel ultra souple

En fonction de votre profil camping et des questions posées lors du paramétrage du logiciel, les écrans s'adaptent à votre grille tarifaire, pas l'inverse. Vous êtes autonome sur les paramètres et les tarifs. Vous avez la liberté d'appliquer des réductions quand bon vous semble. Un changement de TVA s'effectue en quelques clics, l'ajout d'un

Un outil de marketing client évolué

La gestion papier avait ses avantages, HippoCamp en apporte d'autres.

Planning et plan du camping interactifs,
Envoi d'emails personnalisés de bienvenue à J-7,
Envoi automatique des questionnaires satisfaction,
Analyse automatique des réponses,
Impression d'étiquettes pour les publipostages,
Extraction de la base client envoi de newsletter,
Automatisation de la gestion des contrats et devis

Module statistiques puissant et adapté

HippoCamp vous fournit des tableaux de bord interactifs et faciles à lire et à comprendre. Le mode de calcul de chaque statistique est expliqué.

Statistiques utilisateurs: provenance, durée des séjours, panier moyen, fidélité, canal d'origine client (réception, email, tél, tour opérateur, site internet, etc)
Statistiques fréquentation: early booking, nombre de réservations, répartition des séjours
Statistiques financières: répartition du CA, au global, par type d'emplacement, par type de supplément, de date à date
Stats INSEE: génération automatique et sans erreur des données à remettre à l'INSEE

Facturation automatique des résidentiels

Vous définissez autant d'échéanciers que vous le souhaitez. Le logiciel détecte alors les dates et les montants de facturation de chacun des résidents. Les factures sont générées et envoyées automatiquement. Vous recevez simplement un email récapitulatif qui vous informe de la bonne exécution du traitement.